Rozmowa z Anetą Kawiorską, menedżer ds. obsługi klientów z internetowego domu produkcyjnego Netizens, oferującego m.in. interaktywne technologie służące do uatrakcyjnienia imprez masowych

MATEUSZ WEBER: Bywalcy imprez masowych mają już dość sztampy. Za sprawą nowych technologii każdy festyn można zamienić w wydarzenie magiczne. Co decyduje o sukcesie przy organizacji imprezy plenerowej?

ANETA KAWIORSKA: Najważniejszy jest czynnik ludzki. Na początku wszyscy muszą się dobrze poznać. Powinni patrzeć na współpracę nie tyle w kategoriach transakcji, ile relacji. Dopóki samorząd nie przekona się do agencji eventowej, nie nabierze do niej zaufania – ta nie będzie mogła zaprezentować swoich najbardziej niekonwencjonalnych pomysłów na uatrakcyjnienie imprezy masowej. Powód jest oczywisty: klient nie podejmie ryzyka związanego z wypróbowaniem nowatorskich, oryginalnych rozwiązań, jeśli nie ma pewności, że usługodawca doskonale rozumie jego oczekiwania i potrzeby. A bez świeżych, nieszablonowych działań, nie uda się zaskoczyć i zadziwić uczestników wydarzenia.

Chodzi przede wszystkim o wywołanie u ludzi efektu „WOW”. To coś, czego nie można łatwo zmierzyć, opisać, ale można to poczuć. Coś co sprawia, że goście eventu będą chcieli o tym jeszcze długo opowiadać innym. A dziennikarze zamiast planowanej krótkiej informacji zamieszczą w gazecie dwustronicowy reportaż ze zgromadzenia okraszony ciekawymi fotografiami. I kto wie, może lokalnym eventem zainteresują się także ogólnopolskie media.

Firma organizująca eventy realizuje scenariusz organizatora imprezy, czy forsuje własne pomysły na udane i godne zapamiętania wydarzenie?

Motoryzacyjny magnat Henry Ford powiedział kiedyś przewrotnie: „Gdybym na początku swojej kariery jako przedsiębiorcy zapytał klientów, czego chcą, wszyscy byliby zgodni: chcemy szybszych koni.”. Więc po poznaniu pomysłów, planów, celów imprezy staramy się zaproponować klientom rozwiązania idące krok dalej, nadać konceptom taką formę, aby marketingowy efekt eventu przeszedł ich oczekiwania. Z wykorzystaniem technologii, którymi aktualnie dysponujemy, oraz pomysłów naszych Kreatywnych jest to możliwe.

Jak nowe technologie mogą pomóc włodarzom w organizacji spotkania, nadaniu mu odpowiedniego rozgłosu i rangi, a także w zapewnieniu uczestnikom bezpieczeństwa i niezapomnianych wrażeń?

Bardzo użytecznym rozwiązaniem są opaski z wbudowanym chipem, na którym można zapisać najważniejsze dane uczestnika. Rozwiązanie to usprawnia rejestrację gości, ich poruszanie się po atrakcjach imprezy, może zostać powiązane z social media oraz pozwala organizatorom na zbieranie wszelkich istotnych dla nich statystyk.

Z kolei technologią pomagającą wywołać wspomniany efekt WOW jest między innymi augmented reality, czyli rozszerzona rzeczywistość, która łączy obrazy realnego świata z elementami wirtualnymi, wygenerowanymi komputerowo.

Brzmi jak opowieść science-fiction. Jak to działa?

Standardowe wystąpienia, wspomagane prezentacjami w PowerPoint zazwyczaj nie są w stanie zainteresować zebranych. Jeśli jednak prelegent używa rozszerzonej rzeczywistości, odbiór jego słów jest zupełnie inny i na długo zapada w pamięć uczestników.

Wyobraźmy sobie, że występujący na scenie wójt, burmistrz lub marszałek województwa klaszcze i w tym samym momencie na telebimie wyświetla się hasło przewodnie imprezy, na przykład „Bądźmy razem”. Albo rozkłada ręce – i oto na ogromnym ekranie między jego dłońmi pojawia się motto kampanii wyborczej. Innym przykładem mogą być atrakcje dla dzieciaków. Za pomocą kontrolerów grają w multimedialną grę, która wyświetla się jako mapping na budynku.

Coś takiego możemy sobie wyobrazić na imprezie w milionowej aglomeracji. Ale im dalej od dużych ośrodków, tym większy konserwatyzm. Urzędnicy z kilkutysięcznej gminy rozszerzoną rzeczywistość czy opaski z chipami uznają pewnie za zbędne wodotryski.

Niekoniecznie. Otwartość na nowe technologie czy logistyczne nowinki nie zależy od wielkości ośrodka. Samorządowcy z małych miejscowości mogą być równie dobrze wyedukowani cyfrowo, jak prezydenci miast, czy marszałkowie województwa. Przykładem jest jeden z naszych klientów – Miejskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Jaworznie. Ta śląska spółka komunalna zamówiła u nas aplikację, dzięki której można śledzić, gdzie i jak daleko płynie zawartość ich samochodów. Dzięki temu nieco zabawnemu rozwiązaniu miasto pokazuje, że dba o spływ ścieków, a w konsekwencji – o środowisko naturalne. MPWiK nazwał aplikację „Gdzie jest moja kupa?”, co świadczy o dużym poczuciu humoru i luzie jego zarządu. Natomiast w efekcie, na konferencji prasowej, podczas której samorząd zaprezentował program, poza lokalnymi mediami pojawiły się również te ogólnopolskie.

Technologie to dobra rzecz. Niestety, słono kosztują. A samorządy, zwłaszcza teraz, w kryzysie, chcą pokazać mieszkańcom, że dbają o publiczny grosz.

Elementy interaktywne, multimedialne mogą uatrakcyjniać całą imprezę. Ale mogą też pojawiać się tylko w kluczowych momentach wydarzenia, na przykład w finale. Oczywiście, w przypadku skromniejszej opcji cena usługi jest dużo niższa.

Na spotkaniu z organizatorem imprezy ustalamy zakres usługi, a później nasz zespół kreatywny urządza burze mózgów i pracuje nad tym, jak te wszystkie pomysły i zobowiązania zrealizować w ramach dostępnego budżetu. Motorem kreatywności jest też ambicja, by przygotować coś unikalnego, oraz totalnie nieszablonowego. Lubimy powtarzać, że pieniądze są ważne, ale wyobraźnia ważniejsza.